Kancelarija bez papira

2008 - Jul - 13

Još od pojave prvih personalnih računara razvija se koncept “kancelarije bez papira” kao načina da se postignu značajne uštede u prostoru i materijalnim sredstvima, poveća produktivnost, ubrza razmena informacija i sačuva čovekova okolina. Ideja za osnovu ima čuvanje dokumenata u digitalnoj formi, što je sve manji problem jer ionako većina zapisa, u različitim oblicima, nastaje na računaru. Drugi deo problema vezan je za digitalizaciju papirne arhive i onih dokumenata koje nije moguće proizvesti na računaru. Ubrzani razvoj hardvera i softvera u poslednjoj deceniji omogućio je skoro potpuno ostvarenje ovde ideje, a softverski sistemi za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) predstavljaju jedan od nosećih stubova u elektronskom poslovanju.

Ne bih se duže zadržavao na hardverskim uređajima koji pomažu u digitalizaciji papirnih kopija budući da njihov detaljniji opis zahteva nepotrebno zalaženje u tehničke detalje, a svakako verujem da u toj oblasti ima mnogo stručnijih od mene. Uglavnom, radi se o raznim vrstama brzih skenera, skenera za velike formate papira, uređaja za digitalizaciju ukoričenih knjiga itd. Softver je, sa druge strane, mnogo zanimljivija komponenta.

Pomenuti DMS u principu predstavlja skup softverskih komponenti u jedinstvenom rešenju ili paketu tako da korisnici ne moraju da upotrebljavaju više različitih alata čije se funkcije delimično preklapaju. Istorijski, postojali su brojni programi za različite faze rada sa elektronskim dokumentima, od kojih su najvažnije kreiranje dokumenta (proizvodnja na računaru ili digitalizacija), pohranjivanje na određenu lokaciju, arhiviranje, pretraga i pronalaženje, sigurnost, distribucija, autentifikacija i praćenje rada korisnika. Savremeni DMS objedinjuje sve ove faze i dodaje još neke korisne funkcionalnosti. Jedna od važnijih je workflow, set pravila po kojima dokument prelazi iz jednog statusa u drugi i od jednog korisnika ka drugom. Ceo koncept je dodatno proširen, pa danas imamo sisteme za upravljanje sadržajem (ECM – Enterprise Content Management) čiji je DMS samo jedan deo, a koji dodatno sadrže i podsisteme za kolaboraciju između korisnika, formulare na Internetu, upravljanje sadržajima na webu itd.

Naravno, nije realno očekivati da će potpuni prelazak na digitalnu dokumentaciju ikada biti moguć. Čak ni u najrazvijenijim zemljama nije jednostavno uvek obezbediti da oni koji treba da čitaju ili kreiraju dokumente to mogu da urade u elektronskoj formi, a često su prepreka i poslovne procedure i državna regulativa. Kod nas je ideja kancelarije bez papira još uvek u zametku, ali mi se čini da je trend pozitivan, da sve više kompanija razmišlja o uvođenju ECM i DMS aplikacija, kao i da projekti elektronske uprave značajno pomažu u prihvatanju koncepta. Ostaje, međutim, još mnogo toga da se uradi, uključujući i konačnu realizaciju projekta elektronskog potpisa i insistiranje javnih institucija na smanjenju potrošnje papira radi očuvanja šuma. U svakom slučaju, ono što su futuristi početkom prošlog veka zamislili kao kancelariju i način poslovanja budućnosti, danas je praktično i ostvareno.