Digitalni divan

2007 - Oct - 21

Prošle nedelje pisao sam o virtuelnim svetovima na Internetu kao globalnom fenomenu koji stotinama hiljada stanovnika planete pruža priliku da se druže i zabave. Gotovo identična tehnološka podloga omogućuje i jednu drugu primenu, sve značajniju za globalni poslovni svet današnjice u kome više nije bitno da li se klijent nalazi u susednom gradu ili na susednom kontinentu. Pretpostavljate, govorimo o web konferencijama, sredstvu pomoću koga možete jednostavno i efikasno da održite sastanke sa kolegama, saradnicima i korisnicima bilo gde da su locirani. Još i više – brojna iskustva govore o tome da su ovako organizovana “okupljanja” daleko produktivnija od tradicionalnih. Naravno, ovo važi samo ako se koriste sve mogućnosti koje poseduju savremeni alati.

Obično se smatra da web ili onlajn konferencije omogućuju da pojedinci i grupe sa udaljenih lokacija održavaju sastanke u realnom vremenu tako što se ton ili video signal prenose putem Interneta. Ovo je samo delimično tačno. Iako su video konferencije veoma popularne i često praktikovane (ne znače obavezno vezu putem Interneta), njihova upotrebljivost nije potpuna za timsko učešće na projektu i sastanke koji podrazumevaju intenzivnu razmenu ideja ili rad na obradi dokumenata. Web konferencije takođe podrazumevaju prenos zvuka (najčešće korišćenjem VoIP tehnologije) i video slike učesnika (dovoljna je obična web kamera), ali uključuju i mogućnost prikaza slajd prezentacija, razmene tekstualnih poruka, postavljanja pitanja u vidu anketa i upitnika, grupni rad na uređivanju dokumenata, prostor za skiciranje koji je vidljiv za sve i još mnogo toga. Posebno je zanimljiva opcija deljenja aplikacija gde jedan od korisnika određuje koji će deo njegovog ekrana biti vidljiv za ostale. Postoji čak i opcija da neko od učesnika preuzme kontrolu nad tom aplikacijom i koristi je kao da je ona pokrenuta na njegovom lokalnom računaru. Najznačajnije primene ove funkcionalnosti su tehnička podrška ili obuka korisnika “na daljinu”. Za arhiviranje sastanaka i bolje praćenje odluka i dogovora zadužena je opcija snimanja gde ceo sastanak može da se “spakujete” u jedan fajl i reprodukujete po želji. Svi koji su bili sprečeni da prisustvuju na taj način mogu da se u potpunosti i precizno upoznaju sa tokom i sadržajem sastanka.

Softver za web konferencije je najčešće distribuiran kao servis na Internetu. To konkretno znači da treba da preuzmete instalaciju programa za vaš računar, da se njime povežete na server provajdera za konferencije i da inicirate sastanak definisanjem vremena, agende, učesnika i lozinke za pristup. Svi korisnici koje ste pozvali na sastanak dobijaju obaveštenje putem elektronske pošte i u određeno vreme se uključuju na server. Postoji mnogo različitih servisa za ovu namenu, uključujući i one poznatih IT kompanija kao što su Microsoft ili Adobe, a cene, broj i kvalitet funkcionalnosti značajno varira. Postoje i besplatne aplikacije za web konferencije, ali je njihova upotrebljivost ograničena. Plaćanje je obično organizovano tako da možete da obezbedite mesečnu neograničenu upotrebu za određeni broj korisnika (od 40 do 500 evra) ili po sastanku. U ovom drugom slučaju se naplaćuje po minutu za svakog korisnika, najčešće oko 25 evro centi. Ako vam ove brojke deluju preterano, razmislite koliko bi koštala organizacija sastanka sa prevozom i hotelskim smeštajem za učesnike, ili se prisetite koliko je efikasno dogovaranje rada na velikom projektu korišćenjem elektronske pošte i telefona (čitaj: koliko nerava i vremena izgubite). Sve ovo može mnogo brže i pristupačnije, potrebno je samo da poznajemo i na pravilan način koristimo mogućnosti i prednosti informacionih tehnologija i telekomunikacija.